Въведение и терминология
Системният подход при всеки един анализ, се свежда до намиране на баланс между различни постоянни и променливи фактори, които често пъти си противоречат, с цел постигане на максимална ефектност. Той включва количествена и качествена оценка на различни елементи на разглежданата екосистема. Неглижирането на някои от тях може да доведе до опорочаване на търсения резултат. Системният подход е инструмент за провеждане на систематичен анализ, но не го изчерпва.
Систематичното планиране на дизайна представлява организиран подход за анализ, дизайн и подобряване на една система. Това включва ясен план за рамката, обхвата и фазите на планирането, както и набор от показатели за идентификация, оценка и визуализация на зоните и елементите включени в него. Апробацията на постигнатите резултати се извършва чрез набор от показатели, които предварително са уточнени и дефинирани.
Завършеният дизайн е продукт:
По своята същност един проект за планиране на дизайн не се различава значително от проектирането на нов продукт или услуга. За да се проектира едно нови изделие, на първо място следва да се оцени неговата полезност и навременност. Необходимо е да се планира производствената специфика, необходимите ресурси и възможностите на компанията. На следващо място идва финансовата оценка, която трябва да даде информация дали очакваната полезност надвишава планираните разходи. Накрая, ако плана се одобри, следва неговата реализация, чрез което се извършва крайната оценка проекта. В заключителната фаза става ясно дали заложените цели са били постигнати.
Все пак при дизайна на един продукт и систематичното планиране се наблюдава едно важно различие, а имено, че при изграждане на идейните проекти липсва серийност. Всеки подобен проект е уникален, защото средата и ограниченията са винаги различни. Сляпото трансфериране на работещи модели към нови проекти, често пъти води до нежелани резултати.
Основни на Систематичното планиране на дизайна.
Систематичното планиране на дизайна започва с анализа на пет групи данни, които Ричард Мутер нарича ключ за отключване на успешния дизайн.
Продукт ( стока или услуга): Трябва да сме наясно кое е това, което ще произвеждаме и/или обработваме, кои ще са неговите съставни компоненти и как ще се снабдим със тях, каква е формата и спецификата за обработка и проследяване. Анализът може да е сведен до конкретен артикул или до модел, продуктова група, направление от сходни услуги.
Количество ( обем ). Тук се има в предвид количеството стоки или услуги, които следва да произведем, доставим или предадем за ползване. Количеството може да се измерва във бройки, маса, обем или стойност в съответните направления: доставка, производство, съхранение, продажба.
Продуктът и количество формират дръжката на ключа към успешния дизайн и са първите данни, които следва да се структурират и анализират.
Маршрут ( технология ): След като детайлно сме проучили продуктите и количествата, следва да анализираме как ще се осъществи производствения процес и придвижването на материалните потоци. Тези данни определят какви и колко ще са производствените ресурси, от които имаме нужда – складова техника, производствени машини, средства за придвижване и съхранение и т.н.
Сервиз: Всеки един производствен цикъл се съпровожда от подпомагащи дейности, които имат своите специфики и необходимост от пространство. Това могат да бъдат офиси, стаи за почивка, спомагателни материали, помещение за ремонт и поддръжка на оборудването, санитарни възли и др. Много често тези елементи заемат значителна част от цялостния дизайн, поради което не бива да бъдат подценявани и неглижирани.
Време (такт): Какви са сроковете за производство, които искаме да постигнем. Често пъти вместо терминът време се използват такт или цикъл. Технологичните процеси и тактовото време определят количеството и вида на основните ресурси, които следва да бъдат вложени в производството – брой станции, хора, машини и т.н.
Профил на планировчика ( екип по планиране на дизайна):
Много често някои от ключовите данни липсват или са във вид, в който не могат да се ползват директно. Това изисква екипът по планиране да разполага с достатъчно инструменти, чрез които да успее да си ги набави и едновременно с това да е сигурен, че те са достоверни. Липсата на данни не оправдава лошия дизайн. Ето защо е важно, този който планира, да има ясен план как ще си набави и провери необходимата информация още в началото на проекта.
Процесът по проектиране не започва от склада или производството. Преди него са стратегията на компанията, производствените планове и анализ на текущото състояние. Новият дизайн ще се използва в следващите няколко ( от 5 до 10 години) и трябва да е ясно къде се намира дадена компания и къде иска да бъде в обозримото бъдеще. Това може да се съчетае и с анализ на риска при новата инвестиция.
Фази на проектиране
Фазите на проектиране са представени на долната графика:
Фаза 1: Определяне на локацията:
При избор на терен се съблюдават редица изисквания – като например наличност на работна ръка в региона, близост до клиентите или ресурсите и т.н. Често пъти тази фаза се пренебрегва и планирането започва директно от фаза 2
Определянето на локацията може да не е непременно свързано с избор на нов терен. Възможно е да се дефинира и помещение или площ от съществуващи активи, където да се направи реорганизация или промяна на процесите.
Определяне на възможната големина на сградата на реален терен при фаза 1 ( архив Логистична Академия 2021г)
Фаза 2: Изготвяне на генерален план:
На база на данните от първоначалния анализ на петте основни групи данните следва да се изготви генералния план за разпределение на площите и тяхната големина, взаимовръзките и материалните потоци между отделните звена, транспортните коридори за придвижване на материалните потоци. На това ниво се скицират варианти на бъдещия дизайн.
Изготвяне на генерален план за разпределение на площите при фаза 2 ( архив Логистична Академия 2021г)
Фаза 3: Изготвяне на детайлен план:
Генералният план се детайлизира до най-малките детайли при следващото ниво на проектиране. Планират се всички помещения и зони, броят на работните станции, машини и служители. Работи се на много ниско ниво, като се анализира всеки детайл и взаимовръзките му с цялата система. При много мащабни и сложни проекти е препоръчително да се използват и инструменти за дигитално симулиране на работата на цялата система. Чрез него се получава динамична визуализация на всички процеси и тяхното взаимодействие и по този начин е възможно бързо и лесно да се открият и отстранят „тесните“ места.
Изготвяне на детайлен план при фаза 3 ( архив Логистична Академия 2021г)
Фаза 4: Изпълнение на плана:
Одобреният финален проект се привежда в действие. Физическият старт се предхожда от изготвяне на детайлен план за неговото физическо осъществяване – определят се отговорните лица, поставят се срокове. През първите дни от „живота“ на новата система се правят „козметични“ корекции по процесите и разпределението, ако в някои звена се появят неочаквани проблеми. Измерването на постигнатите резултати може да започне веднага след като въведените промени се превърнат в част от ежедневието на компанията. В зависимост от сложността на проекта, този период може да продължи от един до шест месеца. Ако системата не е започнала да функционира нормално след шестия месец, това следва да е сигнал към ръководството на компанията, че нещата не сработват така както са планирани.
От графиката по-горе се вижда, че фазите на всяка следващо ниво не започват след завършване на предходните, а малко преди това. По този начин се получава застъпване между тях и плавен преход. Това се налага, тъй като информацията и детайлизацията, в която се навлиза при всяка следващата фаза се явява естествен завършек на предходната. Например за да определим необходимите площи и размери, които са ни необходими на Фаза 1 е необходимо да сме стартирали първоначалната обработка на ключовите данни. При разчертаване на отделните зони при Фаза 2 следва да имаме оформена концепция за технологичния процес, ресурсите, които ще се използват, включително тяхното количество, което се анализира основно във Фаза 3. На практика във всяка следваща фаза се навлиза във все по-големи детайли, и едновременно с това се потвърждават или актуализират резултатите от предходната.
Матрица за систематично планиране на дизайна
Същинското систематично планиране на дизайна се извършва във фази 2 и 3. По тази причина систематичният подход е ключов именно при тяхното осъществяване. Поредицата от стъпки, връзките между тях и междинните резултати, които се отчитат и проверяват на всяко ниво образуват Матрица на систематично планиране на дизайна.
Стъпка 1: Обработка на входните данни и общо зониране
На това ниво започва анализа на петте основни групи данни: П-К-М-С-Т. Детайлизацията зависи от съответната фаза. Резултатът е наличие на списък с изброяване на всички необходими зони – производствени, складови, спомагателни.
Стъпка 2: Определяне на посоката и движението на материалния поток и взаимовръзките между отделните зони.
Дефинират се не само отделните връзки, но и тяхната сила. Колкото повече интеракции се очакват между две зони, толкова по-близо една до друга следва да са разположени те. За тази цел се използва диаграма на връзките, чрез която лесно се определя техният интензитет и сила.
Стъпка 3: Необходимо и налично пространство
Необходимото пространство за всяка зона следва е ясно определено след приключване на анализите за обема и вида на продуктите, броят и вида на машините, дължината и широчината на транспортните коридори, числеността на обслужващия персонал и т.н. Получените резултати се съпоставят с наличните пространства. Обикновено между нуждите и възможностите се наблюдава разминаване. Ето защо на този етап се търси най-добрия баланс за неговото преодоляване. Резултатът от тази дейност намира отражение, в диаграма на връзките и пространството, което по своята същност представлява първичен дизайн. Той се превръща в основа за детайлизация и итерации при следващата стъпка.
Стъпка 4: Изготвяне на възможни варианти за разположение:
Входните данни от предходната стъпка се превръщат в основа за детайлно планиране. Възможно е да се премине през няколко варианта, докато се стигне до най-добрия. За да може всяка алтернатива да се оцени обективно, обикновено се изготвят функционално-стойностни анализи. Те се ползват и за защита на избрания вариант при Стъпка 5.
Стъпка 5: Оценка на избраният вариант и одобрение:
Важно е при завършване на всяка фаза да се провежда преглед и одобрение на постигнатия напредък. Това е много важна дейност, защото както вече стана ясно, финалният продукт на всеки етап се превръща във входна суровина за следващия.
Кратка процедура при малки проекти
Понякога систематичното проектиране на дизайна се прилага за по-малки по мащаб и сложност проекти. При тях не би било целесъобразно да се преминава през детайлизацията, която беше описана по-горе, защото това може да забави и оскъпи проекта. За подобни ситуации е приложима по-лека процедура, която не намалява качеството на готовия продукт, а само олекотява анализите. Според Ричард Мутер тя преминава през следните шест стъпки:
- Изготвяне на графика за взаимовръзките
- Дефиниране на необходимите площи за отделните звена и зони
- Изготвяне на диаграма за движението на материалния поток
- Изготвяне на план-проекти за визуализиране на възможните варианти за разположение
- Оценка на алтернативите
- Детайлизация на одобрения план.
При кратката процедура е възможно повечето стъпки да се изпълняват паралелно, което значително съкращава времето за планиране.
Заключение
Систематичното планиране на дизайна представлява цялостен организиран подход, който може да се приложи при разширяване или реорганизация на съществуващи складови или производствени площи. Последователното му прилагане гарантира постигането на предварително заложените цели и намалява рисковете от появата на непредвидени негативни ефекти. Степента на детайлизация е много висока, като целта е да не се неглижира нито един елемент, който би могъл да влияе на функционирането на цялата система.
Идейното проектиране следва да се провежда преди или едновременно с изготвянето на архитектурните планове и задължително преди техническото проектиране. Важно е в екипа по планиране, да се привлекат специалисти от различни функционални области, за да се гарантира високо ниво на експертиза и качество на завършения продукт.