На българският пазар вече се предлагат много софтуерни решения за управление на процесите и дейностите в складa. Това на пръв поглед прави изборът на подобна система лесна задача. Някои от тях обаче крият редица „подводни камъни“, които могат да забавят или попречат при реализация на очакваните ползи. Познаването на основните функции, които трябва да притежава една WMS система, би могло да помогне, за вземане на правилното решение и да съкрати срока за възвръщане на направената инвестиция. Накратко ще представим основните характеристики, които трябва да притежава една добра WMS система. По този начин се надяваме да помогнем на компаниите при избора на най-подходящия за тях продукт и още по-важно да са наясно какво могат да очакват от него.
I. Кога очакванията за ползите от внедряване на WMS се разминават с реалността
Софтуерът ще реши проблемите в склада от само себе си
Висшият мениджмънт е абдикирал от проблемите в склада и разчита, че закупуването на една или друга система ще се справи с тях, без влагане на допълнителни усилия. Резултатите при подобни ситуации са, че проблемите в склада не само, че не се решават, но дори и се задълбочават или се появяват нови такива.
WMS ще освободи площи в претъпканите складове
WMS ще предостави обективна информация за използваемостта на наличното пространство, която може да се ползва за вземане на обосновани управленски решения. Добрите системи за управление на склад помагат площите в склада да се използват много по-рационално, но не бива да се очаква, че ще намерят свободно пространство, което физически не съществува.
Внедряването на WMS е лесен проект, който не изисква особени усилия
Преди да се пристъпи към внедряване на WMS следва компанията да е осигурила необходимата вътрешна подкрепа от всички отдели и звена, и да разполага с експерти в областта на складовата логистика. За успешното приключване на подобен проект са необходими усилия от двете участващи страни : внедрител и потребител. Често се разчита единствено на експертизата на внедрителя, което значително намалява шанса да се покрият очакваните ползи.
Автоматизират се „счупени“ процеси
Внедряването на всеки един софтуер следва да е съчетано с преглед и редизайн на съществуващите процеси. От автоматизацията, би имало смисъл, само ако всички дейности и операции са правилно свързани в „прав“ поток. Според редица изследвания автоматизирането на „счупени“ процеси не само, че не ги подобрява, но точно обратното, значително ги влошава, тъй като ги ускорява и увеличава многократно тяхната повторяемост.
WMS задължително ще освободи ресурс
Ако стоковите потоци са структурирани правилно, то внедряването на WMS със сигурност ще доведе до тяхното ускоряване и оптимизиране. От друга страна, ако фокусът в една компания е бил върху количеството, което да е за сметка на качеството, то е възможно системата за управление на склад първоначално да повиши оперативните разходи. В тези случаи следва да се анализират други показатели, които да помогнат за оценка на реализираните ползи, като подобрена проследяемост на стоките, повишаване на качеството на обслужване на клиентите, подобрен контрол при изпълнение на задачите, обективна оценка за представянето на всеки служител и т.н.
II. Какви са рисковете, на които може да се натъкне една компания, при избора на WMS
Предлаганата система не е WMS, a складова програма от ниско ниво.
Тези решения обикновено улесняват ( да не се бърка с управляват) ограничен вид и брой складови трансакции. Данните, които се обработват са малко, поради което възможностите за извеждане на управленски справки, са силно ограничени. Често за визуализация на операциите се използват мобилни терминали, което заблуждава много потребители, че това са WMS системи. Подходящи са за ползване в малки компании, обработващи ограничен брой артикули ( до 200-300) и разполагащи със складови площи до 500 кв.м. и ограничен бюджет.
Системата покрива специфични нужди на компания, за която е разработвана първоначално
Много често софтуерните компании разчитат на своите клиенти да покрият първоначалните разходи за разработване на подобна система. По този начин тя е ограничена още при своето създаване. Разработените функционалности вероятно отговаря на нуждите на този, който ги е заявил, но използването на подобни решения от други компании е рисково, дори и те да се развиват в сходен сегмент. Нещо, което много потребители не знаят, е, че първоначалното структуриране на една база данни, е много важно и то следва да се базира на добри практики в конкретната сфера, а не да е съобразно със специфични изисквания.
Софтуерът е разработван без участието на експерти
Трудно можем да си представим, че един счетоводен продукт, може да бъде създаден без участие на експерти в счетоводната и данъчната сфера. На складовите системи, обаче често се гледа, като на решения от ниско ниво и не се отдава достатъчно значение на постиженията в логистичната теория и практика. По този начин добавената стойност на подобни решения се ограничава значително.
Системата за управление на складовата дейност е част от ERP система
Според изследване проведено в САЩ (Donath B.,Mazel J.,Dubin C., Patterson P. ,2002,The IOMA Handbook of Logistics and Inventory Management, USA- John Wiley & Sons Inc) 57% от компаниите никога не биха ползвали WMS, който е част от ERP. Една от причините е, че подобно на предходната група софтуери и тук рядко се търси експертна оценка при дизайн на функционалностите. ERP системите обикновено са настроени така, че да удовлетворяват нуждите на финансистите, счетоводителите и търговците, а те най-често не са ангажирани с оптимизиране на процесите в склада. Втората важна причина е, че между счетоводната и логистичната философия за управление на материалните потоци съществуват фундаментални различия, поради което те трудно могат да се съчетаят в една система.
Типове информационни системи
В своят учебник Информационни системи и технологии в логистиката, доц. Драгомиров класифицира информационните системи в четири основни групи, от гледна точка на управленските нужди, които те покриват. Те са:
Системи за обработка на трансакции (трансакционно ниво)
Това са системи за обработка на рутинни операции. Характеризират се с наличие на голям обем данни и степен на детайлизация. Тяхна основна цел е да улеснят контрола и управлението на основните дейности в компанията. Големият обем записи се извършва от редови служители – търговски представители, складови работници, спедитори и др.
Управленски информационни системи ( оперативно ниво)
Това са системи, които превръщат данните от трансакциите в информация. Чрез тях могат да се анализират такива показатели, като производителност на служители, полезно работно време, обем и тегло на материалните потоци, уплътняване на складови площи и т.н.
Системи подпомагащи вземането на управленски решения ( тактическо ниво)
Тези системи надграждат управленските, като освен да извеждат редица справки и показатели, имат възможност да предлагат и различни типове решения, базирани на сценарии от вида „ какво, ако“. В логистиката подобни решения могат да са: дефиниране на складови зони за съхранение на база, вид, обращаемост, тегло и обем на стоките, анализ на причини за закъснения в графиците за доставка, анализи за стокова обезпеченост на продажбите и управление на запасите и др..
Системи за подпомагане на висшия мениджмънт (стратегическо ниво)
Това са системи, които работят с данни предоставяни от различни източници. Обикновено се ползват за търсене на сложни, комплексни и нестандартни решения, като проектиране на складови площи, определяне на броя, вида и локацията на дистрибуционните центрове, необходим брой служители по групи складови операции, изготвяне на симулациионни модели и т.н. През последните години в тази сфера се използват различни сложни алгоритми за изчисляване, включително подобрен и изкуствен интелект.
WMS са софтуерни решения, които обхващат 1-во (трансакционно) и 2-ро ниво (управленско). Някои от тях имат възможност и за решаване на по-сложни задачи типични за тактическото ниво.
III. Основни функции на WMS
Получаване на поръчки ( заповеди )
WMS системите рядко се ползват самостоятелно (изключения най-често са 3PL компаниите). По тази причина е необходимо тe да могат да комуникират с външни системи – ERP, CRM, уеб сайт и т.н., от които да получават нареждания. От техният вид и брой се определя какви дейности ще се извършват и управляват в WMS.
Дефиниране на дейностите ( какво трябва да се свърши)
На база на получените нареждания следва да се определи броя и вида на операциите, които трябва да се извършват в склада, с цел тяхното оптималното приключване. Общо правило в WMS e, че всяка операция, трябва да подпомага директно или индиректно получените поръчки ( за вход, изход, етикетиране, комплектоване и т.н.). Към директните могат да се отнесат: заприхождаване, проверка при вход или изход, комисиониране, сортиране, пакетиране, натоварване. Към индиректните спадат: настаняване, зареждане, вътрешни премествания, етикетиране, маркировка.
Дефинирането на дейностите е една от най-сложните и важни функции на WMS. Чрез нея се определят къде и как да бъдат настанени даден стоки получени от доставка, как да се разпределят артикулите в склада, дали да се групират или разделят поръчките за комисиониране, от кои складови локации да се пикират продукти и т.н. В литературата тази функция се нарича вълново планиране (wave building / wave planning) или декомпозиция на нареждания (orders decoupling).
Организиране на работата ( как трябва да се свърши)
След като операциите са дефинирани, следва да се създаде организация за тяхното изпълнение. Този процес включва определяне на техните приоритети и последователност, вида и броя на необходимото оборудване, съобразяване с количествени и качествени ограничения. Много е важно в процеса на организация да се съблюдава правилната логическа последователност на тяхното изпълнение, както и оптимизиране на необходимия ресурс.
Например при някои WMS, поръчките за комисиониране се стартират преди да са приключили зарежданията на стоки от буферни в пикинг локации. Това води до поява на престой, при което комисионерите изчакват зарежданията, за да могат да приключат задачите си. Последното увеличава общото време за обработка на клиентски поръчки.
Разпределение на работата ( кой трябва да го свърши)
След като организацията е направена, следва задачите да се разпределят към наличните служители, машини или роботи. Тук се съблюдава капацитета, оборудването, правата на потребителите и техните умения. Правилното насочване на задачите, гарантира тяхното оптимално приключване. Например не би било удачно да се подаде задача за зареждане към служител, който не може да управлява ричтрак.
Контрол и мониторинг на работата (дали и как се върши)
Добрите WMS системи дават възможност за мониторинг на статуса на текущите операции в реално време. В забързаният свят на логистиката, където всичко е спешни и неотложно, текущия контрол дава възможност за вземане на важни управленски решения, при поява на риск от забава или некачествено изпълнение.
Подаване на обратна връзка към други системи ( какво свършихме)
След като работата е приключена, следва да се подаде обратна връзка към другите системи в компанията. На база на тези данни се извършва фактуриране на продажби, коригират се стоковите запаси, оторизират се плащания към доставчици, начисляват се бонуси на складовия персонал и т.н.
Анализ на складовата дейност ( как го свършихме)
Необходимо е събраните детайлни данни за движение на материалните и информационните потоци да се превърнат в информация, която да послужи за последващи анализ и дори за редизайн на процеси. Информацията трябва да е така структурирана, че да позволява генерирането на различни справки, анализи и дори предлагане на решения.
IV. Базови операции, които се управляват от WMS
- Проверка и прием на входящи стоки ( покупки, върната стока, входящи трансфери)
- Изготвяне на предложение за настаняване на входящи стоки
- Вътрешни премествания на стоки
- Зареждане на стоки от буферни към пикинг локации
- Комисиониране на поръчки за изход ( продажби, връщане на стока към доставчик, изходящи трансфери)
- Проверка и опаковане на готови поръчки
- Услуги с добавена стойност – етикетиране, изработка на промокомплекти, окомплектоване на сложни изделия и др.
- Контрол на наличности – частични проверки, проверки при проблем, планови инвентаризации.
V. Допълнителни функции и възможнсоти на WMS ( nice to have )
При избора между едно или друго решение е добре да се проучат и допълнителните функции, които предлага всяко едно от тях. Най-общо те могат да бъдат следните:
- Възможност за управление на множество физически складове
- Възможност за ползване на различни настройки или логики за обработка на различни групи стоки.
- Интерфейсни връзки със складово оборудване - баркод скенери, светлина индикация, гласови напътствия, добавена реалност и др.
- Възможност за ползване на различни методи за комисиониране на клиентски поръчки – групово, зоново, паралелно комисиониране, събери и предай нататък и др.
- Крос-док операции
- Интелигентно маршрутизиране на служителите в склада
- Работа с различни носители на данни, като: поддържане на GS1, проверка на серийни номера, IMEI номера на телефони, верификация на лекарствени продукти и др.
- Печат на логистични и други етикети, генериране на вътрешни кодове за проследяване.
- Управление на обратни материални потоци ( обратна логистика)
- Измерване на индивидуалната производителност на служителите
- Себестойност на складовите операциите на ниво тип на задача, вид на продуктите, количество, характеристики на стоките
- Управление на входни и изходни рампи ( Gate Management)
- Управление на специфични изисквания на клиенти – минимален срок на годност, количества кратни на палет или транспортна единица, приоритетност на поръчките на ниво клиент и т.н.
- Защита на системата от неоторизирани дейности ( детайлизация при задаване на права на отделните потребители)
Трите са основните въпроса, на които една WMS система трябва да даде положителни отговори:
- Покриват ли наличните функционалности настоящите нужди на компанията?
- Ще внесе ли новата система ноу-хау, което към момента липсва?
- Наличен ли е потенциал за реализиране на постоянни подобрения в бъдещи периоди?
Ако един WMS софтуер не ви предоставя задоволителен отговор на някой от горните въпроси, съществува риск инвестицията в него да не е икономически обоснована