Внедряване на софтуерни решения
„Обществото достигна момента, когато човек може да натисне бутона и да бъде залят от техническа и управленска информация. Това е много удобно, разбира се, но ако не се внимава, съществува опасност човек да загуби способността си да мисли. Трябва да помним, че в края на краищата именно човекът трябва да решава проблемите“
Ейджи Тойода
При съвременно развитие на бизнеса, изборът и внедряването на даден софтуер е може би една от най-важните задачи, пред която неминуемо се изправя всяка една компания. Софтуерните решения могат както да са в основата на успеха на една компания, така и да се превърнат в причина за нейния провал. Ето защо предварителният анализ на предлаганите решения на пазара трябва да се проведе много отговорно и целенасочено. На пазара в България се предлагат много и разнообразни продукти, но дори и тези от най-висок клас могат да се окажат неподходящи в дадена ситуация. Много от софтуерните системи, които предлагат управлението на широк кръг от процеси, като финанси, счетоводство, склад, транспорт, производство, планиране, управление на взаимоотношенията с клиенти и т.н. включват управлението на най-базовите процеси във всяка област и често не са най-доброто решение. За да може един доставчик на софтуер да създаде добре развит продукт в дадена област, той трябва да разполага с широк потенциал от специалисти, които да участват в разработването на даден модул, а това е по силите на много малко компании.
Най-общо фазите през които преминава избора и внедряването на една софтуерна система са следните
Анализ на текущите процеси в организацията
С изготвянето на карта на текущите процеси и връзките между различните отдели стартира анализа на текущото състояние. Трябва се даде отговор на въпроса какво, как и защо се извършва дадена операция или действие в компанията, По този начин много по-лесно се откриват слабостите, тесните места и процесите, които не добавят стойност в крайния продукт или услуга.
Обосновка за нуждите от софтуер
Трябва да дадем отговор на редица въпроси като: какво очакваме да се оптимизира, автоматизира и подобри. Какви проблеми трябва да се решат и възможно ли е това да стане чрез внедряване на нова софтуерна система. Не трябва да се очаква, че самото внедряване на един или друг софтуер от само себе си ще реши всички проблеми. Възможно е дори да се окаже, че преодоляването на текущите проблеми няма да се ускори чрез имплементиране на ИТ решение.
Сформиране на проектен екип
Много е важно проектният лидер и участниците в екипа да са ясни още в самото началото на проекта и да има поставени конкретни цели и отговорности. Трябва да са изведени основните показали за оценка на постигнатите резултати.
Изготвяне на задание към потенциалните доставчици на софтуер
Тук трябва да се опишат основните функционалности, които очакваме даден софтуер да има. Много компании пропускат тази стъпка и това създава затруднения за избор на правилната система. Без задание е трудно да се направи и първоначалната селекция на доставчиците.
Провеждане на преговори с потенциални внедрители
От особена важност е на този етап да участват всички функционални звена, които ще бъдат засегнати от новата система. Например при внедряване на ЕРП е важно да участват не само финанси, счетоводство и маркетинг, а също така и склад, транспорт, бек офис и т.н. Може например дадена система да се справя добре при управлението на финансите и планирането, но да е тромава и нестабилна при обработка на клиентски поръчки
Избор на доставчик
Оценката за най-добрия продукт следва да се извърши с набор от добре разработени критерии. Разходите за закупуване и внедряване безспорно са с голяма тежест, но това не би трябвало да е единствения фактор, чрез който да изберем най-добрата оферта. Други показатели като профил на внедрителя, базови функционалности на системата, референции от други компании, удобен интерфейс и т.н. са ключови за оценката на едно ИТ решение. Необходимо е също така всеки един от критериите да има определена тежест от общия резултат на крайната оценка.
Изготвяне на blueprint
В този документ следва да са включени всички функционалности, които ще се ползват. Той трябва да е продължение на изготвеното задание и следва да дава отговор на основния въпрос, как конкретно ще се покрият всички предварително поставени изисквания.
Изготвяне на проектен план
Съвместно с избраният внедрител се изготвя план за извършване на имплементацията, като се определят и съответните срокове за всеки един етап и се определят отговорностите на двете страни за спазване на поетите ангажименти. Примери за етапи от имплементацията могат да са: изграждане на интеграция за обмен на данни с други системи ползвани от компанията или външни клиенти и доставчици, обучения на ключови потребители, въвеждане на първоначални данни с системата, настройка на основните функционалности, които ще се ползват и т.н.
Изпълнение на проектния план и blueprint
Трябва да имаме ясни показатели за оценка на всеки един етап. Много често се случва на тази фаза проектния план да бъде променян поради появата на нови фактори или промяна в някое от изискванията. Всяка една подобна промяна трябва да е ясно обоснована и да бъде отразена във всички документи, които са засегнати от нея.
GoLive
Това е фазата, в която стартира реалната работа на системата. В зависимост от сложността на софтуера е възможно тя да продължи от няколко дена, до няколко месеца и дори годни. Много е важно да има изградена система за бързо отстраняване на евентуални пропуски, бъгове и грешки, които не са се проявили при провеждане на предварителните тестове. Според различни изследвания между 30 и 40% от проектите се провалят именно на тази фаза.
Оценка на постигнатите резултати
Неминуемо трябва да се анализира степента на изпълнение на заложените цели и ефекти, които са заложени при обосновката за нуждите от даден софтуер. Тази оценка трябва да се извърши едва след като е сигурно, че системата работи стабилно, всички служители са обучени и са на ясно с новите си задължения и функции.
Постоянно подобряване, управление и контрол
Това, че даден софтуер е внедрен и работи според очакванията не означава, че същия не следва повече да се променя или подобрява. Бизнес процесите са динамични и изискват постоянно нагаждане към промените във вътрешната или външната среда. На практика със създаването на подходяща система за вътрешна поддръжка, управление, мониторинг и модифициране на софтуерния продукт, приключва проекта. Новите процеси се превръщат в рутинни за бизнеса на организацията ( business as usual )